Fire ting i behovsanalysen

Behovsanalysen er steg én i prosessen vår, og det er det av en grunn. Det er her man legger grunnmuren for alt som kommer etterpå – annonsen, intervjuene, vurderingene, tilbudet. Gjør man denne delen godt, blir resten enklere. Gjør man den dårlig, leter man etter feil person uten å vite det.

Her er fire ting som bør være på plass før man i det hele tatt begynner å tenke på annonsering.

1. Hva skal personen faktisk gjøre det første halvåret?

Ikke hva som står i den gamle stillingsbeskrivelsen fra 2019, men hva personen konkret skal gjennomføre i sin første tid. Hvilke prosjekter venter? Hvilke problemer skal løses? Vi pleier å gå i dypden på dette med nærmeste leder, fordi det tvinger frem tydelighet. Det er ofte slik at lederen oppdager at forventningene er vagere enn man trodde – og det er bedre å finne ut av det nå enn etter at noen har startet.

2. Hvilke resultater forventer man – og er de realistiske?

Resultatkrav høres formelt ut, men i praksis betyr det bare: hva skal personen ha fått til? Her er det lurt å tenke gjennom ressurssituasjonen også. Har personen det som trengs for å lykkes – budsjett, folk, verktøy, mandat? Vi har sett bedrifter sette ambisiøse mål uten å ha ressursene på plass, og det er en oppskrift på frustrasjon for alle involverte.

3. Hva er rammene – egentlig?

Lønn, arbeidssted, hjemmekontor, reisetid, utviklingsmuligheter, overtid. Alt det man gjerne tar for gitt, men som kandidaten garantert lurer på. Her handler det om å få de uskrevne forventningene ned på papir. Det vi kaller «psykologiske kontrakter» – de gjensidige, uuttalte forventningene mellom arbeidsgiver og arbeidstaker. Når disse aldri blir snakket om, oppstår det friksjon i prøvetiden som kunne vært unngått.

4. Hvilken kompetanse er absolutt nødvendig, og hva er ønskeliste?

De fleste annonser har en lang kravliste der alt fremstår som like viktig. I praksis er det sjelden slik. Vi skiller alltid mellom absolutte krav og ønskeliste, fordi det gjør vurderingen av kandidatene mer rettferdig og mer treffsikker. Når alt er «viktig», ender man opp med å vekte magefølelsen – og det er nettopp det en strukturert prosess skal hindre.

Og så det femte – den de fleste glemmer: kulturkoden

Kompetanse, oppgaver, resultater og rammer er viktig. Men det som faktisk avgjør om en ansettelse holder over tid, er ofte noe annet: om personen passer inn i kulturen. Ikke bare «miljøet», men den reelle måten folk jobber sammen på i akkurat denne bedriften. Hvordan man løser uenigheter. Hva som kjennetegner de som har lykkes – og de som ikke har det.

Vi stiller alltid spørsmålet: hva er det som gjør at noen trives hos dere, og hva er det som gjør at noen ikke gjør det? Svaret er sjelden det man forventer. Det er heller ikke noe man finner i en stillingsannonse. Men det er noe man kan kartlegge i en skikkelig behovsanalyse – og det er noe man bør gjøre før man begynner å lete.

En god behovsanalyse tar litt tid. Men den sparer mye mer tid enn den koster – fordi alternativet er å gjøre hele prosessen på nytt seks måneder senere.